EJECUTIVO DE CONTRATOS

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

DEPARTAMENTO:

Estrategia Comercial

NOMBRE DEL PUESTO:

Contract Executive

REPORTA A:

Head Administración Comercial

PUESTOS SOBRE LOS QUE TIENE RESPONSABILIDAD:

N/A

TRAMO DE CONTROL:

Local

Apegado a la filosofía, políticas, procedimientos y estándares de calidad trazados por Meliá Hotels International, ejecuta el proceso de la elaboración de los contratos comerciales en tiempo y forma asegurando el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la empresa, así como la generación de toda la documentación, reportes, seguimientos y controles que requiere el proceso, antes, durante y después de la fase comercial. A la vez mantiene comunicación con el ejecutivo comercial para asegurar los términos y condiciones de la negociación.

Participa, según requerimiento, en la entrega de documentos parciales o totales.

             Generales:

• Genera la elaboración de contratos comerciales para la operación de ventas, garantizando la calidad y precisión de la información registrada.  Sus funciones requieren el involucramiento en seguimientos, reportes estadísticos y de contratos procesados para fines administrativos.

            Funciones del puesto:

• Recepcion y revisión de Hojas de Trabajo, documentación pre-contrato, debidamente cumplimentada.
• Revisión de que lo acordado con sus excepciones cumpla con la autorización del gerente o director según lo establecido por la empresa.
• Digitación y captura del contrato en las herramientas correspondientes.
• Digitación y envío de la aplicación o link correspondiente para el pago inicial y Closing Cost de acuerdo al monto inicial acordado y según la tasa, moneda o modalidad de pago.
• Comprobación del cobro efectuado.
• Preparación de proceso pre-verificación. Preparación de documentos adjuntos al contrato para la carga correcta en la herramienta de firma (Docusign)
• Envío de herramienta para firma cada cliente involucrado en el contrato y al ejecutivo comercial para que lidere el proceso de firma.
• Introducción del proceso al cliente y presentación de Quizz o documentos requeridos por la empresa.
• Definición del neto en la herramienta (TSW) Y carga de certificados y notas que correspondan
• Ingreso del tour en la herramienta (TSW) con el equipo, hotel y datos correspondientes para relacionar tour con venta.
• Validación y activación en herramienta (Sales Force) con todos los datos correspondientes al contrato.
• Descarga de las grabaciones y revisión para documentación de incidencias.
• Dar seguimiento a todas las firmas para completar el docusign con todos los documentos y realizar cierre de carpeta, distribuir en los archivos de lugar y departamentos correspondientes.
• Activación, gestión y seguimiento de los documentos AB, o de completivos.
• Realizar el proceso de Post-Verificación: Activación de Melia Rewards, distribuir informaciones de Fdi’s o Excepciones si corresponden e imputar registros en las herramientas de lugar.
• Apoyo y coordinación con Contact Center, RA, Administración, Comercial para todos los temas referentes a cobranza y contratos.

Administrativas:

• Gestionar el cobro de mensualidades cuando con contratos de socios existentes, coordinar las pausas de pagos actuales automatizados y reactivación de nuevos pagos según nuevos acuerdos.
• Dar el seguimiento a contratos con la cuota inicial pendiente de cobros.
• Gestionar devoluciones en casos de cancelaciones y rescisiones, con la documentación correspondiente.
• Seguimiento a cobranzas declinadas en casos de programas de gestión manual. Ej: UVD
• Realizar formularios para facturaciones (Alta Deudor) con cada contrato.
• Solicitar las cancelaciones y dar seguimiento a las mismas en los casos de Migraciones, Upgrades,
  Conversiones y actualizaciones, en herramientas y departamentos tales como: TSW, Sirius, RA)
• Operar el cierre del día y verificación de los mismos en herramientas TSW – PBI.
• Operar el cierre de mes de las operaciones de Contratos en todas las herramientas.
• Gestionar el envío de convertidores o promesas al prospecto o socio a través de código QR, correos o certificados.
• Elaborar reporte de cobranzas Prodigios (Operación España)
• Elaborar envío de documentos, reportes y archivos Prodigios (Operación España)
• Gestión de Calendario de pagos y actualización de pagos (Operación España)
• Validar Formulario SEPA para domiciliación (Operación España)
• Gestionar el envío de factura al socio, link de pagos o cobro manual según sistema. (Operación España)

• Otros requerimientos del puesto:  

• Mantener una imagen adecuada de acuerdo a los estándares y lineamientos de la empresa de la empresa
• Impecabilidad (vestimenta y apariencia personal)
• Gafetes
• Comportamiento Ético
• Mantener buena comunicación con sus superiores y compañeros de trabajo
• Adaptarse a las iniciativas y actualización de procesos relacionadas con sus funciones para su desarrollo profesional. 
• Trabajar en equipo para el logro de los objetivos
• Cumplir con sus compromisos laborales ajustándose a las pautas de trabajo establecidas por la empresa
• Implicarse activamente en su trabajo, velando por los intereses y la imagen de la empresa

Realizar otras tareas inherentes a su puesto asignada por su superior.

PERFIL DEL PUESTO

EDUCACIÓN Y FORMACIÓN:

Licenciatura en administración de empresa, sistemas, contabilidad , otros grados o diplomados asociados.

IDIOMAS:

Español e inglés Medio

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS:

Dominio de Office

Habilidad en el manejo de softwares

Procesamiento de cobros

EXPERIENCIA EN OTRAS COMPAÑÍAS (En caso de selección externa):

4 años en puestos similares. Contratos, Auxiliar de contabilidad, asistente administrativo.

EXPERIENCIA EN MHI (En caso de promoción interna):

2 años en puestos similares, Auxiliar de contabilidad, recepcionista, Asistente administrativo.

Disponibilidad para viajar:

No

NOMBRE DE COMPETENCIA

NIVEL DE COMPETENCÍA

COMPROMISO CON MHI

4

INNOVACIÓN Y GESTIÓN AL CAMBIO

3

VISIÓN GLOBAL

2

PENSAMIENTO ANALITICO

3

PROACTIVIDAD PARA LA EXCELENCIA

4

PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN

4

COMUNICACIÓN E INFLUENCIA

3

ORIENTACIÓN AL CLIENTE INTERNO/ EXTERNO

4

LIDERAZGO

2

TRABAJO COLABORATIVO

 4